Se suele decir que ninguna empresa ha cerrado por su cuenta de pérdidas y ganancias pero sí que muchas por la falta de liquidez de su tesorería. Sin embargo, los datos de los balances son los que la sociedad tiene en cuenta.

La gestión de tesorería parece algo evidente en cada sociedad y, en cierta manera, se menosprecia. Es cierto que tenemos un mínimo de formación, ya que desde pequeños nos enseñan a gestionar un pequeño patrimonio (aunque sea en forma de paga semanal), pero sí que hemos tenido una curva de aprendizaje en la gestión de la tesorería que pretendo recoger aquí en sus facetas principales.

El primer factor a tener en cuenta es hacer previsiones de tesorería a medio y largo plazo (hasta 12 meses). Si ya conoces los gastos fijos de tu negocio es fácil conocer mensualmente todos los gastos que se van a tener y poder hacer un escenario negativo, donde sólo se van a tener los ingresos confirmados via contrato y no se va a vender ningún proyecto adicional. Eso da una muestra del grado de riesgo del negocio y se puede calcular una fecha de falta de líquidez (ayuda a mantener la presión para que la empresa siga funcionando y, por tanto, facturando).

Esta previsión de tesorería se puede llevar desde un fichero Excel. Creo que hemos buscado varias veces algún sistema más evolucionado pero no se acababa de adaptar a nuestras necesidades. Lógicamente si se tienen sistemas tipo ERP más robustos es lógico que ya incorporen módulos. En cualquier caso con una fecha prevista, concepto e importe por cada cuenta bancaria y un sistema que te permita agrupar los saldos puede ser suficiente para una empresa pequeña.

El segundo factor son las fechas de pago. Al poco que la empresa comience a realizar muchos pagos se complica la gestión enormemente. Marca una o dos fechas de pago (para todos los proveedores) simplifica la gestión en varios órdenes de magnitud. Nosotros marcamos una fecha de pago (el 25 de cada mes), lo cual nos permite agrupar esos umbrales de tesorería en ese día, por lo que el resto del mes se dedica a gestionar de manera eficiente la caja para que haya disponible ese día.

El tercer factor es el control diario de los movimientos. Tener un departamento de administración con personal propio permite evitar sorpresas de pagos no previstos (recibos o similar), así como un control del gasto bancario superfluo, que son comisiones bancarias que es fácil que se disparan si no se controlan y negocian con los bancos. En nuestro caso nuestro departamento de administración vigila todas las cuentas diariamente y manda un reporte con los hechos relevantes a la dirección de la empresa.

Por último, como factor relevante, estaría la estrategia bancaria. Ni al negocio más pequeño le recomendaría trabajar sólo con una entidad. La competencia, en todos los campos, fomenta la eficiencia. La gestión económica de la tesorería de la empresa es un ejemplo. El mero hecho de hacer una transferencia interna entre cuentas de la sociedad hará que los bancos despierten y noten el riesgo de perder una fuente de ingresos. Con todo ganan (pagos a proveedores, cobros de clientes, pago de nóminas,… esto último les encanta y va a ser el mejor premio que pueden recibir). Así que hay que definir una estrategia de balancear operaciones con bancos a cambio de recibir favores por su parte (apertura de pólizas, créditos para compras de un proyecto, etc.).

Otra posible estrategia es la segmentación de la tesorería, habriendo operaciones con bancos (créditos,…) para operaciones específicas. Conforme crecimos en el volumen medio de proyecto y, sobre todo, en la popularidad del nombre comercial de nuestros clientes nos permite abrir líneas específicas, que nos permite canalizar las compras y pagos sin alterar la gestión de tesorería tradicional.

Los planes de tesorería nunca se meten en los planes de empresa y, salvo raras excepciones, tampoco se incluye en planes directores o estratégicos, pero está cobrando una creciente importancia. De hecho ya se empieza a considerar una vía válidadpara la valoración de las empresas, especialmente en momentos donde la falta de liquidez es uno de los problemas principales de la economía. Así, los niveles de facturación, activos o endeudamiento pueden estar manipulados para aumentar el valor de una empresa, pero la tesorería es más difícil que engañe.