Casi todas las empresas tecnológicas pequeñas que conozco no tienen un departamento interno de administración, ya que suelen delegar la totalidad de esas tareas en una asesoría externa. Esto a priori parece lo óptimo en términos económicos, aunque nosotros, sin embargo, optamos por que fuera un administrativo la primera persona que se incorporara a la empresa.

Consideramos, en ese momento, que era necesario (probablemente no lo fuera) y conveniente (esto probablemente sí), ya que nos ayudó a dar imagen de empresa cuando teníamos ganas de crecer a lo grande y no teníamos un mínimo de estructura. Ahora, una vez establecidos ya con un mínimo de necesidades, el tener internalizado esa área nos permite una serie de ventajas. Hay algunas que son críticas, que identicaría en estas áreas:

• Control de la tesorería, como comentamos anteriormente. Conforme vas aumentando el número de bancos, productos financieros, proveedores o clientes, casi aumenta con carácter exponencial la dedicación al control económico. Tener un departamento de administración permite sistematizar esa tarea todos los días y, disponer de un interlocutor con tiempo para hacer las gestiones adecuadas dentro del horario de apertura de las oficinas bancarias.
• Emisión de pedidos y asignación contable a proyectos. Crear una contabilidad por proyecto tiene enormes ventajas en nuestro modelo de negocio. Aunque los responsables de proyecto tienen la capacidad de seleccionar proveedores y emitir pedidos necesitan un interlocutor que lo relacione a nivel contable y en la gestión de tesorería.
• Gestión de la documentación. En una empresa ya de nuestro tamaño entran y salen cantidades enormes de documentación, teniendo procesos crítios como son la gestión de concursos públicos, justificación de proyectos con cofinanciación pública, intercambio de documentación con administraciones, etc. Ese tipo de tareas consumen muchos recursos para lo que es recomendable contar con personas especializadas.
• Gestión financiera o bancaria. Es necesario tener un contacto fluido con los bancos, como comentamos anteriormente. Para tener posibilidades de éxito hay que actualizar información contable y financiera de la empresa de manera que éstos puedan verificar que cumples los objetivos y que los indicadores son correctos. Todo eso hay que hacerlo de manera periódica y sistemática.

Hasta aquí los factores más críticos en nuestro caso, aunque hay otra serie de puntos que también invitan a que tengamos estructura administrativa, como son:

• Control de horas por proyecto. Llevamos un control bastante estricto de las horas imputadas a cada proyecto, ya que es una de las fuentes principales de información que alimentan buena parte de los indicadores de la empresa. Podríamos optimizarlo mediante algún software, pero no hemos dado con ninguno que se adapte al formato que nos gusta.
• Acortar los tiempos en la emisión de facturas y hacer un seguimiento de las mismas de manera diaria que, de otra manera, consumiría tiempo a otra persona de la empresa.
• Gestión de la calidad: estamos certificados en un par de normas, por lo que contar con personal propio nos permite gestionar la documentación conforme a las normas que tenemos y hacer un seguimiento de las acciones correctivas y no conformidades que vamos generando.
• Nuestro modelo se basa en tener gestores de proyecto o personas en preventa que requieren mucha movilidad, además de tener una política marcada de teletrabajo. Eso redunda en que la afluencia a la oficina no es demasiado grande. Tener un área de administración interna permite tener siempre alguien que pueda atender la recepción de pedidos, mantener la oficina abierta dentro del horario oficial, etc.

Aunque se podrían citar otras muchas cosas. En definitiva, es una manera de derivar tareas que harían que no estuviésemos completamente centrados en nuestra actividad, por lo cual es una opción válida también para empresas que están comenzando su actividad.